欲しくない有害メールについての考察

◎要警戒!有害メールの数々を考察する!

メールは、友人・知人との私生活でもコミュニケーションにおいても、ビジネスを進めるツールとしても非常に有益で欠かせないものですが、その有益なものの中には
必ず、有害なメールと呼ばれるものが混ざり込んでくるのは誰しも経験のあることだと思います。

ここでは、そういった送られて困る有害なメールの代表的なものを幾つか挙げていきたいと思います。

(1)スパムメール(迷惑メール)

有害メールの代表的なものとして多くの人が真っ先に思い浮かぶ迷惑メールが
このスパムメールでしょう。受信者の意思などお構いなしに、勝手に大量に送りつけられてくるメール類のことで、国内だけでなく海外の色んな場所から送りつけられてくるのも特徴です。

非常に犯罪的な海外のいかがわしい有料課金サイトへの誘導であったり、いかがわしい商品のしつこい宣伝だったり、内容は様々ですがどれも受信者にとっては迷惑この上ないものです。

このスパムメールが大量に送りつけられてくる原因は、要するにメアドが広くバレて広まってしまっているということですから、メアドを変える、といった方策が効果的です。
予防策としては、メアドをSNSや掲示板等でみだりに教えたりしないということですね。

(2)ウイルス(付き)メール

次にやはりこれでしょう。メール自体がウイルスに感染したメールというのもありますが、多くは添付ファイルにウイルスを忍ばせたメールで感染します。
こういったウイルスメールは開けてしまった時点でパソコン自体に感染してしまい、
使い物にならなくなったり画面表示が崩れたりととても悪質です。

対策としては、やはりアンチウイルスソフトをパソコンに入れておく、というのが第一でしょう。
常日頃から、アンチウイルスソフトは最新の状態にアップデートしておくことも重要です。

(3)スパイウェア付きメール

次に挙げる有害メールがこのスパイウェア付きのメールです。
これも、ウイルスメール同様、添付ファイルに忍ばせてあるケースがほとんどで、その他は、スパイウェアに感染する有害なサイト
へ誘導するメールが原因となります。

このスパイウェアは悪質で陰湿であり、感染したことを利用者が気付かないケースが多い点が深刻な被害を引き起こします。
パソコンの隅々までスパイウァアが侵入し、大事な個人情報を盗んだりします。
また、パソコンを乗っ取った状態でソンビ化したり、意図的にクラッシュさせたりもします。
まさに、最悪の有害メールです。

このスパイウェアメールの対策としては、
やはり最新版のアンチウイルスソフトを入れておくことが一番です。
それとともに大事なことが、出所不明のメールは開封しない
添付ファイルは絶対開けないそのまま削除する。不審なサイト、
いかがわしいサイトを閲覧しない
という姿勢が基本です。

ビジネスメールの文章作法

◎ビジネスメールにおける文章作法について考える

前項までは、仕事や取引を進めるうえで欠かせないビジネスメールの最低限の基本形式、宛名の書き方や、添付ファイルを
添える際の気を付けなくてはいけない点などについて考えてきました。ここでは、そこからさらに掘り下げて、ビジネスメールの本文を作成する際の「文章作法」のような
ものを探っていきたいと思います。

(1)まずは本文の長さ:簡潔に短く

煩雑にダラダラ長くなるのを極力避けてください。

ビジネスメールの本文として理想的なのは、できる限り贅肉を削ぎ落した
要点だけの簡略かつわかりやすい文章です。
よって、ワンセンテンスはできるかぎり短く切りましょう。
挨拶も、長たらしくならないよう「お世話になります」「よろしくお願いします」など、
最低限の儀礼に留めてください。

とにかく簡潔であること論旨が明確でまとまっていること、の2点に尽きます。

(2)先方に効率よく主旨を伝える工夫

本文の内容の文章作法ですが、幾つかの定型があります。

まずその代表的なものは「6W3H」法です。

これは、「誰が?Who」「誰に?Whom」「いつ?When」
「どこで?Where」「何を?What」「なんで?Why」
「どうやって?How to」「どんだけ?How many」
「おいくらで?How much」

という抜けの無い論理的な文章にするためのチェック方法です。
本文を作成する際、つねにこの「6W3H」法に照らし合わせながら文章を作ると、
相手に伝わりやすくなります。

次に、本文全体のメリハリの付け方、論旨の運び方、つまり、文章だけでなく
内容の作成の仕方についてですが、これの典型的なものには、
「PREP」法というメソッドがあります。

すなわち、
P→Point=最も伝えたい結論から先に書くことで、確実に伝える。

R→Reason=次に、何故冒頭の結論に至ったか説明する。

E→Example=具体的な例を挙げて更に説明する。先方の理解をより深める。

P→Point=再び、結論を繰り返すことで、先方に完全に論旨が伝わる。

この方法は、ビジネスメールにおいてはかなり有効ですので、下敷きにしてみると
よいでしょう。

(3)最後に署名を入れる

さて、本文を作成し終えたら、末尾に署名を入れましょう。
これにより、〆の役割を果たし、また先方には安心感を与えます。

署名の仕方は、特に決まりはありませんが、
「会社名 所属部署名 名前(フルネーム)」
は最低限入れておきたいところです。

ビジネスメールにおける宛て名と添付ファイル

◎ビジネスメールの作法あれこれ・その2

前項では、ビジネスメールを送る際の最低限の基本について考察しましたが、
ここでもその続きをまとめていきたいと思います。

(1)「宛名」が団体の場合

前項では、本文の第一行目に先方の会社の担当者が個人である場合の宛名の
書き方について考察しましたが、ここでは、相手が担当者個人ではなく団体の場合について考えます。

この場合のポイントは「御中」です。
個人の担当者の場合には「~様」にあたるのが「御中」です。

本文の第一行目に
「△△株式会社 □□事業部御中」

といった具合に明記します。

(2)添付ファイルを付ける際の注意点

ビジネスメールでは、具体的な仕事の案件のやり取りは普通なので、例えば見積書であったり企画書であったり、本文では記載しきれない分量の具体的な資料を
添付ファイルとして一緒に送信することは日常的です。

この場合の最低限、基本の注意事項マナーについて触れておきます。

ファイルの汎用性の確認。

添付ファイルを特殊なソフトで作成した場合、先方のパソコンにも同じソフトが入っているとは限りません。
その点は、事前に先方にしっかり確認を取ってから送るべきです。特に、フォトショップなどで作成した画像のデータや、ppt/pptxといったパワーポイントで作成したデータなどは、先方がソフトを常備していてキチンと添付ファイルを閲覧することができるか否かの確認は事前に取っておくべきです。

添付ファイルの制限容量を事前確認しておく。

添付ファイルの容量が大きくなる場合、送るこちら側は良くても、先方のメールサーバーに容量規制(上限2MBなどといった)が設けられている場合が多々あります。
その場合には、添付ファイルは容量制限にひっかかって送ることができなくなるので、この点も、事前に確認を取っておくべき事項です。そして、先方の状況によっては、ファイルを圧縮して送るなどといった工夫も必要となります。

添付ファイルの有無と内容を本文で明確に知らせる。

これも常識なのですが、本文中で、添付ファイルが添付されている旨を知らせて、尚且つ、そのファイルがどのような内容でどの種類の形式のファイルであるのか、
具体的に明記する必要があります。

例えば、

「○○プロジェクトに関する概算企画書」を添付致しましたので、ご確認ください。

※「○○プロジェクトに関する概算企画書」PDF形式

といった具合に明記します。

できれば、どのくらいの容量のファイルであるかも表示してあげると、
より先方にとって親切なメールになるでしょう。

基本的なビジネスメールの作法

◎ビジネスメールの作法あれこれ・その1

仮に見知らぬ人に盗み見られるようなことがあっても特に問題のない、
私的な友人知人関係の重要でもない雑談程度であればLINEやSNSの方が
手軽で適していますが、個人でも大事な要件のやり取りや、ビジネスで内容のある要件のやり取り堅牢なメールでの送受信が普通です。

ここでは、その中でも、主に職場のパソコンでのビジネスメールの作法について
考察していきたいと思います。

(1)まずは基本中の基本を確認する

主に、職場のパソコンのメーラーで仕事の相手とメールでやり取りする場合の
はじめの一歩的注意事項を確認しましょう。

それは、まず、CC欄とBCC欄の使い分けについてです。

特に、まだあまり面識のない先方の会社(取引先)が相手である場合には、
CC欄に先方のアドレスを記載してしまうと、送信先全部の情報とアドレスが
受信者に全部開示されることになって、重大な情報漏えいを引き起こしかねない
ので、特に注意喚起が必要です。

To(先方の名前とアドレスを記載する)欄は、特に問題はないでしょうが、
CC欄とBCC欄は不用意に扱わないように気を付けてください。

(2)「件名」をわかりやすく簡潔かつ明確にまとめる工夫を

ビジネスメールはほとんどの会社にとって、毎日非常に多くやり取りするものであり、そのため1通にはそれほど多くの時間をかけていられないのが実情です。

どのビジネスマンも、多くの受信したメールをざっと目を通して取捨選択し、
読む必要がないと判断したものは、未開封のまま削除されるものも多いと
思われます。

そういった取捨選択作業のまず初めに目を通して、本文に目を通すか?
通さなくて良いか?を判断する指標が、「件名」なのです。

言ってみれば、「件名」はメールの顔や名刺に当たります。
なので、本文を作成し終えたら、まずは何よりもこの「件名」に神経を使って
頭を使ってください。

相手が「目を通さなきゃ」と思える、ぱっと見ただけでわかる「明確さ」と長ったらしくならない「簡潔さ」
生命線になると肝に銘じれば良いでしょう。

(3)「宛名」におけるメールの作法

続いて、本文を作成するに当たっての、はじめの一歩、宛名における作法です。

まず、基本中の基本ですが、必ず「第一行目」に、先方の会社名と
所属(管轄)部署、担当者の氏名を明記します。

これによって、明確に適切な部署の担当者宛であることを宣言することになり、
間違いメールを予防できます。

担当者に役職が付いている場合には、担当者氏名の前に役職名を書き添えて
ください。担当者は基本的にフルネームが通例ですが、部署が明記してあれば
姓だけでも問題はありません。

メールの形式

◎メールの様式や仕様についての考察

Eメールには、携帯・スマホ、パソコンそれぞれに様々なメーラーがありますが、
それぞれにおいて様式や仕様が異なります。
また、様々なローカルルールや使用できる文字にもメーラーにより制限が
出てきたりもします。ここでは、そのあたりの違いについて考察していきましょう。

(1)メール自体の形式は大別すれば2つ

メールを送受信するにあたって、その中身である文書の形式には、大きく分けると
2種類の形式の違いがあります。

まず一つ目は、「テキスト形式」
これは、ざっくり言えば「文字だけで構成されたテキスト文書」の形式であり、
用件だけをやり取りするビジネスシーンなどでは、概ねこのテキスト形式の
メールのやり取りが普通です。

二つ目は、「リッチテキスト形式」
これは、別名「HTMLメール」とも呼ばれ、インターネットのサイトやブログなどを
構成するのと同じ形式で作られたメールで、ブログと同じように画像を貼ったり、
文字に加工や装飾を加えたりすることができるメール
です。
ただし、このリッチテキスト形式のいわゆるHTMLメールは受け取る側、すなわち相手のメーラーの種類によっては文字化けしてしまったり、正しく表示されないケースも多々あります。

(2)メールにも存在する「機種依存文字」

次に、パソコンのOS(オペレーションシステム)と同じように、メーラーにもパソコン、
携帯・スマホそれぞれのプラットホームに依存した「機種依存文字」が存在します。
これは文字、アルファベットだけでなく、当然記号類の多くもその機種(メーラー)同士でなければ正しく表示されない
ローカル文字、ローカル記号が数多く存在しているということであり、
その点は十分頭に入れてメールを作成しなくてはいけませんね。

(3)巨大な容量の添付ファイルを受け付けないメーラーも多数

次の各メーラーやメールサーバーでの仕様の違いとして、
「添付ファイルの容量の許容量の違い」が挙げられます。
画像類や、膨大なデータの資料などをメールとして送る際に、添付ファイルにまとめて本メールと同時に送るのは便利ですが、その容量が、余りにも大きいと、送受信双方のメールサーバーに負担がかかりますし、時間も余分にかかったりします。

そこで、メールサーバーを管理する会社の規定で、
ある一定の容量(例えば2MBまで)を超える容量のメール(添付ファイル)は不可
と定めているものも少なくありません。

ですから、通例は、容量が大きくなり過ぎた添付ファイルは圧縮するなどして、
できるだけ容量を小さくしてから送るのがマナーです。

メールのメリット・デメリット

◎Eメールのメリットとデメリットについて

ここでは、日常皆さんも頻繁に公私ともに頻繁に使用しているであろう
Eメール(スマホ、携帯、パソコン問わず)について考察していきます。
まずは、その、メリットデメリットについて考えていきたいと思います。

(1)Eメールのメリット(優れた点)

時間の融通が利く(相手を心理的に拘束しない)
日中は言うに及ばず、夜中や早朝でも、いつでも好きな時間に、
送り手の都合の良い時間に送ることができ、受け手も都合の良い
手の空いた時間に読めば良い点。たとえば、ある種のSNSやLINEのように、
「既読」に心理的に拘束されたり、急かされたりする束縛感はありません。
そのため、お互いが、時間を有効に利用することでき、気軽に
コミュニケーションできます。

デジタルの文書データであるというメリット

デジタルの文書データとして残るため、履歴で検索が可能になり、
また、必要とあらば、コピペも随時可能です。
友人知人同士もそうですが、特に仕事関係でメールのやり取りで
物事を進める場合には、このデジタル文書としてのデータが証拠として
残るため口頭の会談や電話のやり取りでありがちの後になってからの
「言った、言わない」のトラブルが無くなります。

添付データを一緒に送ることができる

これは特に仕事関係のメールのやり取りの場合に重宝する機能です。
メールの本文とともに、別途見積書や企画書や画像類などの
添付データを送受信することができます。
加えて、URLをリンクとして貼り付けておけば、そこから大きなデータの
置いてあるサイトにへ行きそこでデータを受信することも可能です。

基本的に課金が発生しない

特殊な例を除けば、毎日何回もメールの送受信をしても、基本的に無料です。
実際、紙に印字したデータを郵便でやり取りすれば、いちいち郵送費用が
かかってしまいますし、電話の会談が長時間に及べばそれだけの通話料が
かかってしまうことを考えれば、とてもお得なコミュニケーションツールだと
言えます。

(2)Eメールのデメリット (注意しなければいけない点)

ミスリードしやすい

やはり、文字だけのやり取りなので、会話ならなんていうことはない表現も、
悪意的に伝わったり、相手に誤解を生じさせやすいのがメールです。
そのため、思わぬ人間関係のトラブルに発展しかねないケースも多々あります。
特に、感情面において、細やかなメールならではの心遣いが必要になると
言えます。

本当に読まれているのか不明

これはメールの自由度が高く良い点でもあるのですが、LINEなどのように
既読のチェック機能がないので、相手に本当に読まれているのかどうかが
不明な点です。
短い間隔で返信が来れば、確実に読まれていることが
わかりますが、いつまでたっても返信の無い場合には、読まれずに
放置されていたり、場合によっては読まずに削除されていたり、
といった心配もあります。

ですから、そのような場合には、何度もメールするなり、電話するなりの
(返信を要するような大事な要件の場合)追加措置が必要となります。