基本的なビジネスメールの作法の復習

(1)基本中の基本「機種依存文字」は厳禁

これはビジネスメールでなくても常識に属する事項だと思いますが、まず第一に注意したい基本的なことです。

当たり前の話ですが、それぞれPCやモバイル端末、スマホなどで「機種依存文字」と呼ばれるそのローカル環境でしか表示されない文字群や記号群があります。

機種依存文字で作成したメールを送信しても、相手の機種が違えば正しく表示はされず、いわゆる文字化けの状態で何が書かれているかわからないメールになってしまいます。

不安な人は、機種依存文字が含まれているかどうかををチェックしてくれるフリーソフトなどがあるので、ダウンロードして入手しておくと良いでしょう。

(2)「テキスト形式」で送るのがマナー

「読みやすい」メールにするポイントしては、メールの形式に気を付けることも必要です。

メールには大きく分けて「テキスト形式」「HTML形式」の2種類の形式があります。

「HTML形式」は要するに、Web形式のメールであり、メールに様々な色を付けたり、画像を取り入れたりすることができます。ですが、この「HTML形式」のメールは見栄えは非常に良いのですが、容量が大きく、しかも相手方のメーラーによっては、表示できないものも多いのです。

このようなメールを、ビジネスシーンで送られてきても、受け手は迷惑なだけでなく、ヘタをしたら表示すらされないことになりかねませんね。

その点「テキスト形式」のメールであれば、文字情報だけで容量は非常に小さくて済みますし、メールソフトによって表示できない、なんてこともなく、どのメーラーでも読むことができますから、ビジネスには最適です。

色付きのデータや画像が必要な場合には、「添付ファイル」として、圧縮したファイルをこのテキスト形式のメールと一緒に送ればいいわけです。

(3)「文字の幅」に神経を使う

受け手によって「読みやすい」メールであることの一つに、適当な文章の幅である、という点が挙げられると思います。
文章がダラダラと長く、ずっと切れずに横に続いてる文は非常に読みづらいですよね?
反対に、余りにも短い文ばっかりでも、散文みたいで読みにくいものです。

では、どこくらいの横幅の文が、人間は読みやすい文なのでしょうか?

最適なのは25文字前後と言われています。

ですから、文章自体が長くなる場合でも、25字あたりの場所で、改行するのがベストでしょう。句読点で句切っても良いと思います。

加えて、大事な「読みやすい」文章は、2~3行ごとに、空白を入れる改行をして文を作成するのがオススメです。

余りにも、ギシギシと文を詰め込んで余白の無い文章というのは、たいていの読み手にとって、苦痛を感じますし、「読みにくい」からです。

転送メールの作法

(1)メールを転送する際の心得・作法について

ビジネスメール、特に社内や部内で何か会議やイベントなどの告知などに回覧形式の転送メールが使われることがよくあると思います。

一般に”Fw:”(forwardの意)が転送メールには付くので、引用符か件名を見たら一目瞭然で転送メールであることはわかりますが、何故、自分のところに転送されてきたのか訝しく思うケースも多いと思います。

そこで必ず、明確に何故転送メールを送信したのかを説明する一文を付け加えることが必須になります。

具体的には、

「Aさん(○○部)から送られてきたメールです。来週の展示イベントについての参考資料と告知事項になるますので、転送致します。」

といったような文章が妥当です。

この一文を読めば、受け取った人は、何故転送メールが自分に届けられたか瞬時に理解でき、読んだ後でどうすべきかもわかります。

(2)転送メールの作法「加工修正しない」

転送メールを送る際に大事なマナーがあります。

それは、「自分で勝手に、文章を変えない」ということです。

こっちの方が、わかりやすいからと言って、勝手に元の文章を変えたり、加筆したりすることはマナー違反です。
転送する途中でそのような加工を行った場合、もともとの意図が変えられてしまったり、酷い場合には
内容そのものに矛盾を生じさせてしまったりすることがあるため、ビジネスメールではご法度です。

それによって、思いもよらないトラブルを招きかねません。

ですから、転送メールの作法として、そのままの文章を転送する、ということが基本になります。

(3)引用の上手なやり方

さて、次に、転送メールとは違って、普通にやり取りするメールにおいて、相手や他社の文を引用する場合について考えてみたいと思います。

最も一般的な引用の仕方としては、返信メールにおいて、相手の書いた全文にそのまま引用符をつけて、その下に自分の文を添えて返信するというやり方です。

こうした「全文引用」方式の返信の利点は、引用した中に、相手の文章は全部あるので、わざわざ履歴を見返さなくて済む、という点です。
マイナスな点は、やり取りを重ねていくと、無用に文章が長くなり、非常に読みにくくなり、スクロールも面倒になっていってしまう点です。

こうしたわずらわしさを防ぐには、受け答えしたい要点の一文や二文だけを引用して、その下に自分の意見や考えを添えるといった「部分引用」が良いと思われます。

こうすると、すっきりと読みやすく、やり取りを重ねても、煩わしくありません。

ですが、注意しなければいけない点として、抽出する文が的確でなかったり、あまりに端折りすぎると、何に対して返答したいのかがわからなくなるリスクもあるということです。

ですから、引用文を選ぶ際には、最低、
その前後の流れや文脈がわかる文章を選択するという工夫が必要となります。

メールにおける件名の重要性

(1)先方に「開封しなきゃ」と思わせる件名を

仕事をメールのやり取りで進めていくうえで、「件名」の付け方というのは非常に重要です。
取引先であっても、顧客であっても、社内の人間であっても、メールを送信しても件名がぼやけて
いると、ヘタをすれば開封しないままゴミ箱へ送られてしまう最悪のケースも招きかねないからです。

ですから、件名において大事なのは「一目瞭然」ということです。

タイトル(件名)を見ただけで、ぱっとどういう内容のことについて書いてあるメールであるのか受け手にイメージさせる必要があります。

件名に必須なポイントは主に、以下の3つほどです。

まず、「何についてのメールなのか?」を明示すること。
これは直球で、受け手の目にバーンと飛び込んでくる情報となります。

具体的には、
「△△のお見積り」とか
「□□会議議事録」とか
「○○プロジェクト」とか
具体的な内容について明確にまず表示します。

2点目は、「期日や数字や号数を入れる」ということです。

具体的には
「1月31日の~」
「第6回の~」
「○○通信 Vol.7」
などの情報です。

3点目は、相手に伝えたい要件の主旨を明確に件名にいれておくことです。

具体的には、

「○○のお願い」とか
「××のお知らせ」とか
「--のご報告」
など、こちらが何の目的(意図)でメールを送信したのか、をキチンと件名に表明しておくのです。

以上の3点の必須事項を盛り込んで「件名」を作れば、
受け手にメールのだいたいの内容のイメージと重要度を開封前に通知することができます。開封せずにゴミ箱行きといったようなケアレスミスの防止にも役立ちます。

(2)相手をいたずらに煽ったり急かせるような件名の付け方はNG

気を付けなくてはいけない「件名」の付け方に、相手を煽ったりする表現があります。

大事なメールだと強調したい気持ちはわかりますが、
よく『重要!』とか『重大案件!』といった大げさな単語を入れる人がいます。
これは受け手に無用な緊張や警戒を与えて不快なのでやめましょう。

また、『大至急!!』『緊急!』といった受け手を無用に煽ったり急かせたりするような言葉を使う人もいますが、これも、無駄に不愉快な気持ちにさせるだけなのでやめておいてください。

このような文言は、相手に「誇張する人なんだな」とか「信用できないな」といった印象を抱かせることになりマイナスの効果しかありません。

急ぎの要件や、重要な案件だということは、内容だけで十分伝わりますので、わざわざ件名として入れるのは野暮というものです。

自分が受け手になった場合に、不快に感じたり、嫌な印象を受けたりする単語は極力件名には入れないことです。

返信が来ない場合の対応策

(1)返信がなかなか来ない場合の対処法

主にメールにおいて、社内/・社外問わず、ある仕事の案件を進めていく場合に、具体的な内容のメールを発信したにも関わらず、
相手からなかなか返信が来ないケースというのはよくあることだと思います。

諸事情によって、こちらはノリノリのプロジェクトであっても、先方は仕方なく、あまり乗り気ではなく見切り発車した仕事の場合には特に双方の温度差が激しく、このようなことは起こりがちになります。

このようなことが度々あると、感情的に亀裂が生じ、そのことがもとで、仕事を進める際にいちいちギクシャクしたり無用なトラブルを生じかねない空気になってしまいます。

では、こういった細かい溝が生じることを防ぐためにはどうすれば良いのでしょうか?

メールを発信する際に、「返信の期限を具体的にお願いしておく」ことです。

具体的な内容や、提案を書いた後で、必ずメールに
「付きましては、この件について○○日までに、お考えをお聞かせいただきたいと思います」
等の具体的な返信期限をお願いする一文を必ず添えておくことが重要です。

そうすれば、あまり気乗りしなくても、期限の日時には何らかの返信をしなくてはと考えるのが人情です。

(2)期限日時を付け添えても返信が来ない場合

上のように、何日までに返信をお願いします、と期限をお願いしたにも関わらず、返信メールが来ない場合もあります。

そのような場合にはどうすれば良いのでしょうか?

このような場合には、相手が不快にならないような一文を添えて前に送った要件メールを再送します。

「大変恐縮です。ご返信頂いたのかもしれないのですが、こちらの不手際で確認をし忘れてしまいまして~」
とか
「前にお送りしたのですが、こちらのうっかりミスでもしかしたら届いていないかと思います」

といった、こちらが一歩下がった体の、一文を添えて再送すればよいと思います。
そして、最後に、新しい期限を入れて「○○日までにご返事下さい」とお願いしなおすのを忘れずに。

(3)それでもダメなら最後は電話で

上述のように再送して新しい期限で返信をお願いしたのに、依然として返信がない場合には、このプロジェクト、案件の進め方自体を考え直した方が賢明でしょう。

その最終確認作業としては、もうメールの再送は必要ないでしょう。

電話で先方の担当者と直接話して、メールの件の確認作業だけをします。

もしかしたら、多忙のために、メールの返信ができなかったというケースもあります。
その場合には、メールにじっくり目を通してもらう旨を電話で確認し、進めていけばよいでしょう。

それ以外の場合には、無理に事を進めても良い結果にはならないので白紙に戻しましょう。

メール処理の効果的なやり方

(1)返信メールのプライオリティ(優先順位)

日々、ビジネスにおいて、社内社外問わず色々な相手とメールでやり取りしている
あなた。

朝、出社した時、または、出先から帰社して自分のデスクに向かった際にパソコンを立ち上げ、メールを受信すると数十通にも及ぶ多数のメールが届いていた、ということは日常的にあると思います。

こうした場合、あなたはこの届いている未開封の多くのメールを
どのような順番で処理していくでしょうか?

多くの人の場合、単純に「日時の古い順から」読んでいき、処理していくのではないでしょうか?

それでも大きな問題はありませんが忙しいビジネスマンなら、できる限り効率良く、メール処理をしていきたいものですよね。

ここでは、こういった場合の、メールの処理や返信における効率的な処理の仕方優先順位(プライオリティ)の決め方、などについて考察していきたいと思います。

(2)ぱっと見で優先順位を決めて選別する

プライオリティの決め方としての第一段階は、届いている全部のメールを古い新しい度外視して、まず、全ての差出人を確認することです。
そして、処理すべき(内容に目を通すべき)優先順位の速い順に、

「顧客」「社外の取引先」「社内の上層部(上司)」「社内の同僚」「私用」

のグループに選別します。

まずは、お客様が第一となります。

その次に、そのグループごとに今度は要件欄に目を通します。
そして、「顧客」の中でも、クレーム案件を最優先します。
どのような仕事であってもクレーム対応が最もスピードを必要とするからです。

次に、発注案件、その後で質問問い合わせなどにあたり、その順番で返信するのが望ましく効率的なメールの処理だと思われます。

人間の気質から、どうしても「古い順から処理しよう」とする人が多いのは仕方がないことですが、仕事のメールに関してはそのような
日時の順番に拘ることはナンセンスな考えだと心得てください。

このようなメール処理において適切なプライオリティを付ける癖をつけておけば、仕事を非常に効率的に進めていける段取りが上手になってきます。

(3)返信を後回しにする相手への配慮

このように、プライオリティをつけてそれにしたがって返信していくわけですが、プライオリティが下位であったり、検討に時間を要して即答できない案件などに関しては、ちょっとした気遣いが必要です。

ある種のSNSやLINEのように、メールには強制的な既読機能がない場合も多いわけですから、「メールを拝見致しました」とか「検討してから、改めてご返答致します」などといった「既読ですよ」という事実を伝えるメールを返信しておくことが大事です。

これによって、返信に時間を要しても、「こっちが送ったメールはちゃんと読んで考えている最中なんだ」と先方の発信者に思わせることができ、
無用なトラブルの数々を予防する効果があります。

社内と社外でメールの書き方の使い分け

(1)社内の相手と社外の相手ではメールの書き方は変わる

メールは仕事を進めていくうえで、実に有効なコミュニケーションツールです。
ですが、その相手が、身内(社内)である場合と、社外である場合とでは、自ずと書き方は変わってくるのが通常です。

まず、社内が相手の場合には、その会社会社でのローカルルールの定型・書式などが定められている場合も多いかと思います。
その場合には、完全にそのルール(形式)に則って書けば良いので、オートマティックです。

それ以外の場合でも社内の相手とやり取りする場合は、
極力「簡略に書く」「要点だけを箇条書きで書く」といったことがポイントとなります。
自分よりポストが上の役職であったとしても、社内の場合には仰々しく儀礼的な修飾語は不要です。

ですから、具体的な書き方を挙げれば、文末は「ですます調」もしくは「である調」で十分です。

起承転結を明確で簡略にし、結びでしっかりと要件(依頼する場合には依頼するポイント)を明示し、確認するような文章になることが望ましいのが社内メールです。

次に相手が社外の場合には、こういった簡潔で要点のはっきりした書き方という心得は変わりませんが、様式がだいぶ変わってきます。

社内の相手とは違い、まず相手にしっかりと敬称を付けます。

次に、自分が一段下に下がったつもりで、きちんと相手に対する礼節をあらわし、
敬語はもちろん謙譲語や尊敬語などをしっかりと使ってください。

具体的には、「~致します。」や「~ございます。」のような文末の言葉遣いを心掛けます。

また、要件を進める際にも、社内メールのような素っ気ない箇条書きだけではなく、前置きとして
「お忙しい中、大変恐縮ではありますが~」、「お手数をおかけして申し訳ございませんが~」など、相手を気遣うワンクッション置くフレーズを必ず入れます。

(2)臨機応変に書けるようになりましょう

以上のように、社内、社外でビジネスメールの書き方はだいぶ変わってきますが、これは、あらゆる場合に言えることです。

仕事をすすめていくうえで、相手の立ち位置や、親密度や案件の軽重によっても、
メールの書き方を変えていくことは大事なことです。

臨機応変に、いろんいろな形式のメールが書けるように日頃からトレーニングしておきたいものです。

ただし、ビジネスメールにおいてやってはいけないことは、必要以上に修飾しすぎて長ったらしくなることです。

どんな形式であろうと、
「相手にとって簡潔でわかりやすくできるだけ短い文章で要件が伝わるもの」
という信条だけは忘れないでください。

フリーメールについての考察

◎各種フリーメールの紹介

フリーメールというのは、主にパソコンにおけるメールサービスで、各プロバイダーやポータルサイトがそれぞれフリー(無料)で、メールアドレスをユーザーに配布するサービスです。

フリーメールは大別すれば、PCのメールソフトで送受信をするメーラータイプと、
ブラウザ上で動作するWebメールの2種類があります。ほとんどのフリーメールサービスは簡単な登録手続きだけで利用可能です。

以下に代表的なフルーメールを挙げていきます。

(1)Gmail

Googleの提供するフリーメールサービスで、Android携帯、スマホにも対応している汎用性の高いメールサービスです。15GBという巨大な容量を使用することが
でき、添付ファイルは勿論、メールを送受信する際に、ウイルスチェック&ウイルス駆除まで無条件で行ってくれる至れり尽くせりのメールサービスは大きな魅力です。

(2)Yahoo!メール

Yahoo!JAPANが提供している老舗の代表的なフリーメールサービスです。
当然、携帯、スマホからも利用可能で、非常に利便性が高いのが特徴です。
迷惑メールブロック、フィッシング防止、ウイルス駆除など、セキュリティも強化されています。一般会員は10GBまで使用可能ですが、Yahoo!プレミアム会員及びYahoo!BB会員なら無制限で使用できます。

(3)AOLメール

AOLオンライン・ジャパンの提供するやはり老舗のフリーメールサービスです。
このサービスの特徴は、何といっても無制限の容量が使用可能であるという点です。
スパムメールの排除を学習していくスパムフィルタや、添付ファイルがウイルスに感染していないかをチェックするウイルススキャンなど各種の高性能な機能満載のメールサービスです。

但し、30日の間に一度も利用のないメールアカウントは無効化されますので、注意が必要です。

(4)Outlook.com

マイクロソフト社の提供するフリーメールサービスで、旧称Hotmailといえば広く知られているメールサービスです。Windowsユーザであれば、誰でも持っているマイクロソフトのアカウントでログインできます。このサービスの最大の売りは、使用容量が5GBからはじまって、無制限まで増えていくことです。

(5) Exciteメール

ポータルサイトの老舗である Excite が提供しているフリーメールサービスです。
フィルタリングをはじめ、スパム防止機能や自動返信機能など、多彩な高機能を備えたサービスです。
使用限度容量は2GBで、メールの保存期間に60日間のリミットが定められていて、それを超えたものはオートで削除されます。

欲しくない有害メールについての考察

◎要警戒!有害メールの数々を考察する!

メールは、友人・知人との私生活でもコミュニケーションにおいても、ビジネスを進めるツールとしても非常に有益で欠かせないものですが、その有益なものの中には
必ず、有害なメールと呼ばれるものが混ざり込んでくるのは誰しも経験のあることだと思います。

ここでは、そういった送られて困る有害なメールの代表的なものを幾つか挙げていきたいと思います。

(1)スパムメール(迷惑メール)

有害メールの代表的なものとして多くの人が真っ先に思い浮かぶ迷惑メールが
このスパムメールでしょう。受信者の意思などお構いなしに、勝手に大量に送りつけられてくるメール類のことで、国内だけでなく海外の色んな場所から送りつけられてくるのも特徴です。

非常に犯罪的な海外のいかがわしい有料課金サイトへの誘導であったり、いかがわしい商品のしつこい宣伝だったり、内容は様々ですがどれも受信者にとっては迷惑この上ないものです。

このスパムメールが大量に送りつけられてくる原因は、要するにメアドが広くバレて広まってしまっているということですから、メアドを変える、といった方策が効果的です。
予防策としては、メアドをSNSや掲示板等でみだりに教えたりしないということですね。

(2)ウイルス(付き)メール

次にやはりこれでしょう。メール自体がウイルスに感染したメールというのもありますが、多くは添付ファイルにウイルスを忍ばせたメールで感染します。
こういったウイルスメールは開けてしまった時点でパソコン自体に感染してしまい、
使い物にならなくなったり画面表示が崩れたりととても悪質です。

対策としては、やはりアンチウイルスソフトをパソコンに入れておく、というのが第一でしょう。
常日頃から、アンチウイルスソフトは最新の状態にアップデートしておくことも重要です。

(3)スパイウェア付きメール

次に挙げる有害メールがこのスパイウェア付きのメールです。
これも、ウイルスメール同様、添付ファイルに忍ばせてあるケースがほとんどで、その他は、スパイウェアに感染する有害なサイト
へ誘導するメールが原因となります。

このスパイウェアは悪質で陰湿であり、感染したことを利用者が気付かないケースが多い点が深刻な被害を引き起こします。
パソコンの隅々までスパイウァアが侵入し、大事な個人情報を盗んだりします。
また、パソコンを乗っ取った状態でソンビ化したり、意図的にクラッシュさせたりもします。
まさに、最悪の有害メールです。

このスパイウェアメールの対策としては、
やはり最新版のアンチウイルスソフトを入れておくことが一番です。
それとともに大事なことが、出所不明のメールは開封しない
添付ファイルは絶対開けないそのまま削除する。不審なサイト、
いかがわしいサイトを閲覧しない
という姿勢が基本です。

ビジネスメールの文章作法

◎ビジネスメールにおける文章作法について考える

前項までは、仕事や取引を進めるうえで欠かせないビジネスメールの最低限の基本形式、宛名の書き方や、添付ファイルを
添える際の気を付けなくてはいけない点などについて考えてきました。ここでは、そこからさらに掘り下げて、ビジネスメールの本文を作成する際の「文章作法」のような
ものを探っていきたいと思います。

(1)まずは本文の長さ:簡潔に短く

煩雑にダラダラ長くなるのを極力避けてください。

ビジネスメールの本文として理想的なのは、できる限り贅肉を削ぎ落した
要点だけの簡略かつわかりやすい文章です。
よって、ワンセンテンスはできるかぎり短く切りましょう。
挨拶も、長たらしくならないよう「お世話になります」「よろしくお願いします」など、
最低限の儀礼に留めてください。

とにかく簡潔であること論旨が明確でまとまっていること、の2点に尽きます。

(2)先方に効率よく主旨を伝える工夫

本文の内容の文章作法ですが、幾つかの定型があります。

まずその代表的なものは「6W3H」法です。

これは、「誰が?Who」「誰に?Whom」「いつ?When」
「どこで?Where」「何を?What」「なんで?Why」
「どうやって?How to」「どんだけ?How many」
「おいくらで?How much」

という抜けの無い論理的な文章にするためのチェック方法です。
本文を作成する際、つねにこの「6W3H」法に照らし合わせながら文章を作ると、
相手に伝わりやすくなります。

次に、本文全体のメリハリの付け方、論旨の運び方、つまり、文章だけでなく
内容の作成の仕方についてですが、これの典型的なものには、
「PREP」法というメソッドがあります。

すなわち、
P→Point=最も伝えたい結論から先に書くことで、確実に伝える。

R→Reason=次に、何故冒頭の結論に至ったか説明する。

E→Example=具体的な例を挙げて更に説明する。先方の理解をより深める。

P→Point=再び、結論を繰り返すことで、先方に完全に論旨が伝わる。

この方法は、ビジネスメールにおいてはかなり有効ですので、下敷きにしてみると
よいでしょう。

(3)最後に署名を入れる

さて、本文を作成し終えたら、末尾に署名を入れましょう。
これにより、〆の役割を果たし、また先方には安心感を与えます。

署名の仕方は、特に決まりはありませんが、
「会社名 所属部署名 名前(フルネーム)」
は最低限入れておきたいところです。

ビジネスメールにおける宛て名と添付ファイル

◎ビジネスメールの作法あれこれ・その2

前項では、ビジネスメールを送る際の最低限の基本について考察しましたが、
ここでもその続きをまとめていきたいと思います。

(1)「宛名」が団体の場合

前項では、本文の第一行目に先方の会社の担当者が個人である場合の宛名の
書き方について考察しましたが、ここでは、相手が担当者個人ではなく団体の場合について考えます。

この場合のポイントは「御中」です。
個人の担当者の場合には「~様」にあたるのが「御中」です。

本文の第一行目に
「△△株式会社 □□事業部御中」

といった具合に明記します。

(2)添付ファイルを付ける際の注意点

ビジネスメールでは、具体的な仕事の案件のやり取りは普通なので、例えば見積書であったり企画書であったり、本文では記載しきれない分量の具体的な資料を
添付ファイルとして一緒に送信することは日常的です。

この場合の最低限、基本の注意事項マナーについて触れておきます。

ファイルの汎用性の確認。

添付ファイルを特殊なソフトで作成した場合、先方のパソコンにも同じソフトが入っているとは限りません。
その点は、事前に先方にしっかり確認を取ってから送るべきです。特に、フォトショップなどで作成した画像のデータや、ppt/pptxといったパワーポイントで作成したデータなどは、先方がソフトを常備していてキチンと添付ファイルを閲覧することができるか否かの確認は事前に取っておくべきです。

添付ファイルの制限容量を事前確認しておく。

添付ファイルの容量が大きくなる場合、送るこちら側は良くても、先方のメールサーバーに容量規制(上限2MBなどといった)が設けられている場合が多々あります。
その場合には、添付ファイルは容量制限にひっかかって送ることができなくなるので、この点も、事前に確認を取っておくべき事項です。そして、先方の状況によっては、ファイルを圧縮して送るなどといった工夫も必要となります。

添付ファイルの有無と内容を本文で明確に知らせる。

これも常識なのですが、本文中で、添付ファイルが添付されている旨を知らせて、尚且つ、そのファイルがどのような内容でどの種類の形式のファイルであるのか、
具体的に明記する必要があります。

例えば、

「○○プロジェクトに関する概算企画書」を添付致しましたので、ご確認ください。

※「○○プロジェクトに関する概算企画書」PDF形式

といった具合に明記します。

できれば、どのくらいの容量のファイルであるかも表示してあげると、
より先方にとって親切なメールになるでしょう。