メールとLINEの違いとメリットの考察

(1)ざっくりとしたメールとLINEの違い

メールは、PCであれ、スマホであれ、ガラケーであれ、「電子メール」という世界中で規格や法則のキチンと決まったものですから、
その端末が何であれ、どんなメールソフト、メーラーを使用してもデータのやり取りをすることができるものです。

一方、LINEは「LINE」という名前のアプリケーションソフトの名称であり、あくまでも
ローカルな1商品です。
ですから、このアプリを自分のスマホもしくはガラケー端末にダウンロードした上で、LINE IDを取得した者同士でなければやり取りはできません。
LINEアカウントを取得すればPCでもLINEを使用してやり取りは可能ですが、まあ、普通はあまりそのような人はいませんね。
基本的にスマホユーザー専用のアプリだと思って良いと思います。

(2)メールは硬軟織り交ぜの「手紙」、LINEは簡単な「おしゃべり」

これもざっくり違いを言えばこんな感じです。

メールは公私ともに使用しますし、ビジネスメールにおいてはバリバリ商談用にも使用される「手紙」のやり取りと言って良いわけです。

それに引き換えLINEはごくくだけた私用の「おしゃべり」に限られる場合がほとんどです。
これは構造上、それに適してして「文字によるおしゃべり」である「吹き出し」でやり取りするからです。

これにより、メールよりは全然気楽に簡単にリアルタイムで目の前の相手と雑談するようにLINEを手軽に楽しめばいいわけでとっつきやすいのです。

(3)LINEの手軽で簡単便利な機能・楽しいメリット

メールでは写真や画像などを相手に送信したい場合には、添付ファイルとして本メールに付けて出す必要があります。
しかし、LINEにおいては、簡単に画面上で画像や写真を送り合うことができます。

そして、ライン特有の楽しいメリットとしては、やはりスタンプが挙げられます。
メールでも旧来から、顔文字や、その機種特有の絵文字の数々がありますが、LINEのスタンプはここから更に一歩踏み込んで
アイコンというよりキャラクターグッズ化したようなものです。

LINEでは、有料のもの、無料のもの含めて実にたくさんのスタンプがあり、どんどん新しくてユニークなスタンプができています。

LINEの人気定着を決定づけた要素はこのスタンプといっても過言ではないでしょう。

このスタンプの使い方は万能的で、LINEでの醍醐味とも言えます。
会話に詰まった時や、返答が微妙な時などは絶妙なスタンプを使えば、場が和んだりします。

この他、LINEのメリットとしては、無料通話機能があり、
通話が一切課金されないメリットがあります。
通常の電話と比較するとだいぶ音質が劣っていたり、途切れやすかったりする難点はあります。

(4)重要な要件はメールの方が無難

このようにLINEは非常に手軽で簡単で、お金も無料のアプリ(コミュニケーションツール)であり、LINE IDを持っている人であれば
誰とでも幾つも繋げることができる便利なシロモノですが、大きな弱点もあります。

それはやはりセキュリティーの面です。

やはりここまで普及したとはいっても、単なる一アプリということは頭に入れておいた方が良いでしょう。

某女性タレントと人気ミュージシャンの不倫騒動でスクリーンショットが丸々抜かれて漏えいした騒動は記憶に新しいと思いますが、
LINEのセキュリティーは決して堅牢ではなく、見る人によっては、丸裸だと思っても良いぐらいです。

なので、たわいもない日常の誰に見られたとしても問題ない雑談、おしゃべり程度にとどめて使用し、シリアスな用件や
重要な相談事やお金にまつわる個人情報などのやり取りはLINEではなく、メールでやり取りするようにしましょう。

メールとSNSの違いとメリットの考察

(1)社内のコミュニケーションツールとしてSNSを使う場合のメリット

どのような業種であれ、ある規模以上の会社の場合には、社内でも四六時中直接会って話したり打ち合わせたりといったことはなかなかできません。
それぞれ多くの業務を担当しているのが普通だからです。

ですから、通常、電話やメールで、連絡を取り合うのが旧来までの形でした。

しかし、近年ではここに、TwitterFacebookに代表されるSNS
社内コミュニケーションのツールとして採用する会社も増えていきています。
いわゆる社内SNSと呼ばれるものです。

以下に、社内SNSが社内メールと比較してメリットとなり得る点を挙げていきたいと思います。

(2)社内SNSのメリットその1・複数の相手と同時に会議や雑談ができる

社内SNSによる大きなメリットといえば、まずこの点でしょう。

ある案件に対して、それぞれ多数の社員が別々のところにいてそれぞれバラバラの任務遂行中であっても、社内SNSによって
意見交換や、簡易会議のようなことがリアルタイムで進行できます。

勿論、メールもグループメール機能があり、複数とやり取りすることは可能ですが、基本的にメールというのは1対1の通信に適した
構造となっているので、一斉送信しても、個別にメールは送信されることになり、
複数における共時性と言う点では弱いツールです。

ですから、返信も個別の手間が生じていちいちロスが多いのがメールの弱点です。
社内SNSならこのような個別に返信する手間がかからず、無駄が無く、
ネット上で会議をしているようなメリットが生じるのです。

(3)社内SNSのメリットその2・整理がしやすい

メールの場合に付き物の、不特定多数への営業勧誘を企図した大量の迷惑メールスパムメールに、大事な仕事のメール
が埋もれてしまい、読むのが遅くなってしまうということが、社内SNSなら防止できます。

目を通していない通信であっても、綺麗に時系列順に自動的に整頓された状態で残されるので、後でまとめて情報を遡る際に
大変便利でロスがありません。
仕事を進めていく上で、情報の管理・整理整頓に非常に適しているツールだと言えます。

(4)社内SNSのメリットその3・好きな時に情報確認

これは、メールにも言えることですが、リアルなコミュニケーション手段である会談や電話と違って、都合の良い時間
に合わせる必要はなく、相手や自分がその時不在や多忙であっても、
手が空いた時間にメッセージを確認できるという点です。

以上、社内SNSのメリットやメールに比べて優れている点を挙げて考察してきましたが、メールの方が社内通信のツールとして
優れている点もまだまだ幾つかあります。

その最大のものは、セキュリティーの堅牢さです。

SNSはメールに比べると、まだこのセキュリティーの面が脆弱な面は否めず、社内SNSの採用に二の足を踏んでいる会社は
ほぼこのセキュリティー面の不安や、それだけの設備投資はできないといった理由からです。

ビジネスにおけるメールの具体的な活用例・クレーム対応編

(1)ほとんどの分野で付きまとう「クレーム対応」

現在社会において、エンドユーザーと直に接する接客業や小売販売業は言うに及ばず、企業同士の取引でも、納期に間に合わない、とか、
発注ミス、納品ミス、細かい違約事項に関するクレームなど、仕事を進めていく上で、クレーム対応と処理というのは避けて通れない業務です。

これらのクレームは当然その仕事の大きさや事案の軽重によって、対応は様々であり、実際に客先や取引先に出向いて謝罪や十分な
フォローをしなければとても収まらないものも数多く存在します。

ここでは、そういった特殊なクレームではなく、一般的に日常起こるレベルのクレーム対応に関して、
メールで先方(お客様や取引先)へお詫びや謝罪を行う際の
ボーダーライン的なテンプレート文

を作成し、これを紹介したいと思います。

往々にして、この初期段階のクレーム対応のまずさや、メールでの非礼さで、クレームをより大きくしてしまうことがあります。
細心の注意と真心が伝わるメールにしたいものです。

(2)クレーム対応における汎用的な謝罪メールのテンプレート

業種や業務内容の違いはありますが、以下に最大公約数的な、どの業種でも
汎用的に使えるようなクレーム対応のお詫びのメールのテンプレート
を作ってみました。

よろしければ、ご参考にしていただければ幸いです。

↓ ↓ ↓

クレーム主「◎◎様宛」
件名:「☆★に関するお詫び」

◎◎様←クレームの主

××社□□担当の田中と申します。

この度は、弊社の商品☆★をお買い上げいただき、大変ありがとうございました。

さて、◎◎様がお買い上げいただいた☆★に不具合があるとのご報告をいただきました。
商品にはそのような不具合の生じないように日頃から誠心誠意、製造販売を行っている弊社ではありますが、
このような不手際により、◎◎様に多大なるご迷惑をお掛けしてしまい大変申し訳ございませんでした。

つきましては、より詳細にお話をお聞かせ願いたく、改めてこちらよりお電話にて連絡を差し上げたく存じます。

この度は、◎◎様ご多忙の最中、わざわざご連絡をいただきまして、誠に恐縮至極です。
本当にありがとうございました。
重ねて、大変ご迷惑をお掛けしてしまい申し訳ございません。

メールにて、非常に恐縮ではありますが、取り急ぎ今回の件についてお詫びをと、ご連絡を差し上げた次第です。

それでは、詳細はお電話にてご連絡させていただきます。

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だいたいこのような、流れで謝意と必要な連絡事項を
簡潔かつ丁寧に、失礼の無いように心がけてメールを作成すれば
まず、事が悪化していくことは最小限防げると思います。

とにかく受け手(クレーマー側)の神経に障らないようソフトで頭を低くして、尚且つわざとらしくなくイヤミに感じないような文章にすることがポイントです。