ビジネスにおけるメールの具体的な活用例・見積書偏

(1)本文に添えて添付ファイルとして送付する「見積書」

業種問わず、仕事上での商取引を始めようとする際には、必ずその価格の擦り合わせやたたき台としての「見積書」が作成され、やり取りされます。

昨今のビジネスにおいてはこの見積書の作成及び送付というものはよほど特殊で重要なケースでない限りは、
メールを使ってやり取りされるのが普通です。

この見積書というメール文書は、独立したデータ文書ですので、通例は、挨拶や案内的な本文のメールに、添付ファイルとして
付け添えて送付します。

(2)容易に改ざんできないように工夫をする

見積書は、まだ決定書類ではないとは言え、商品や業務の価格の概算表示を行う文書です。
ですから、悪戯に誰でも改ざんできるような形式であっては万が一不測の問題が起きかねません。

そこで、添付ファイルとしての見積書は、例えばPDF形式のファイルに作成するとか、一工夫が必要となります。
また、数字に間違いがないか、必ず見直しや検算をしてから書類を仕上げるようにしましょう。

(3)見積書の案内の役目をする本文メールの書き方

「見積書」自体は添付ファイルで付け添えるわけですが、
その案内をする本文の書き方はビジネスシーンにおいてかなり重要です。
特に、コンペ、競争相手が多数いて、まだ絞り込めていない時点では、相手の担当者に「これは」と思わせなくてはいけません。

そういった点で、大事なポイントが幾つかあります。

まず、「何についての見積書であるのか簡潔に一目瞭然で告知する」ことです。

業種問わず、見積書を吟味するような担当者は忙しいのが通例です。
ダラダラと要点のわからないメールは読む気を無くして後回しにされてしまうかもしれません。

次に、
「他と比較して、どこが一番メリットがあるか?優れている点か?を簡潔に短く説明」することです。
これも、同様に、できれば一文でズバッと説明できればベストです。

その上で、付け添えた「見積書」の要点解説を、箇条書きで簡潔に読みやすく、ぱっと目を落とすだけでもだいたいの
概略が読み手に伝わるような構成の本文を心掛けてください。

以上の点を踏まえて、案内を誘導する本文メールは、添付ファイルである見積書への強力な伏線となってくれるはずです。

(4)「行き違いを無くす」と「鉄は熱いうちに打て」の精神で念押しを

このようなメールによる見積書の送付がビジネスでは当たり前ですが、メールによる案内だけではなく、更に念を
押して、電話で担当者に「見積書をお送りしました」と一言言っておいた方が
親切な場合も多々あります。

具体的な価格や予算に関する擦り合わせですから、どうしてもケースによっては
メールだけのやり取りよりは、電話で確認を取る方が話が円滑に進むということが
多いからです。

就活大学生のためのメール作法・細かい注意点

(1)添付ファイルを付ける際の注意点

就活中の企業の担当者等とのメールのやり取りにおいて、用件本文でのメール作法については前項までに細かく掘り下げて考察してきましたが、
本文の他に資料として添付ファイルを添えるケースも多く出てくると思われます。
こうした際には、どのようなことに気を付ければ良いのでしょうか?

まず、本文中に必ず「この件に関しましての資料は、『●●』を添付してお送りしますので、ご確認いただければ幸いです」
等の告知文を入れておきます。

その上で、添付ファイルとして何を付けたのかが受け手側に明確にわかるように、
添付ファイルのタイトル(題材名)とファイルに付けたファイル名
を書いておきましょう。

ファイルは後々、こちらでも先方でも整理したり、差し替えたりがすっきりとできるように、『年月日→ファイル名→バージョンの数』
といったように名称を付けておけば、合理的です。

また、一般的には添付ファイルの形式はテキスト形式が望ましいと思われます。
(特殊なデータは除く)
互換性が高いからです。
それと、これも常識ですが、容量がある程度大きくなるものであれば、
圧縮してから添付してください。

(2)使いやすいテンプレートを作成しておく

就活中の学生は様々な企業を訪問したり、大学やゼミのOB名簿を頼りに、OB訪問などをしたりしますが、数が多いだけで、その中身はある程度同じことの繰り返しになると思います。

メールにおける諸々の人々とのやり取りもまさにその線に漏れず、ざっくりと分別すれば、数種類の形式のメールでこと足ります。
当然、宛名や担当者名や、微細な内容は変わりますが、大筋の流れはほぼ同じ様式となるメールが大半だと思われます。

そこで、就活生には、このようなティピカルな用例に応じて
数種類のメールのテンプレートをあらかじめ作成しておくことをオススメします。
大雑把に分けると、以下のようなものです。

1.意中の企業内のOB訪問の依頼メールのテンプレート
2.意中の企業内のOB訪問の日程調整相談メールのテンプレート
3.意中の企業内のOB訪問を終えてのお礼メールのテンプレート
4.担当者もしくはOB等の報告者への面接および説明会の連絡へのお礼メール

最低、この4つのテンプレートはガッチリ作成しておくと、便利でしょう。
中身は、細かい個別の点だけをその都度付け加えて作成してください。

こうしてテンプレート化しておくと、時間や労力的にも効率化できますし、心理面でも「備えあれば患いなし」の心境でいられ
うろたえることが少なくなります。

最後に、どのメールにも必ず署名を入れる癖を付けましょう。

就活大学生のためのメール作法・実践編

(1)本文の書き進め方の鉄則

就活における企業や担当部署の方々へのメールは基本、どのようなものであっても、書き出しは、まず相手への気遣いをあらわします。
具体的には、「お忙しいところ」「ご多忙の最中」「大変恐縮です」などの、相手への手を煩わせて申し訳ないというへりくだった礼儀の念を真っ先に表してください。
これが作法です。

そして次に、前項で紹介したように、自分がどこの誰かをフルネームで名乗ります。
そのあとメールをした目的を明示して相手にメールの趣旨を理解してもらうように努めます。

具体的には、
「この度は、面接の日程の希望日についてご相談致したく、ご連絡致します。」
などといった一文で、これからの本文の要件が理解できるものが好ましいです。

ここから本文に入っていくわけですが、その前に言うまでもないことですが一応確認しておくと、機種依存文字や半角カタカナや顔文字などの使用は厳禁です。
本文で、終始心がけることは「失礼な言葉遣いや表現にならないこと」です。

例えば、「~してください」とか「~すべきです」などは礼を逸した表現です。
このような場合には、「~していただけましたら幸いです」といった、へりくだった表現を必ず心がけましょう。

また、けっこう無知な就活生に多い事例としては、
「この件に関して、できるだけ早い返事をお待ちしてます」
といった返信催促の文言がかなり多いらしいのですが、これはご法度といっても良いほど、相手方に立ってみると無礼千万な言い回しになります。
要は、上から目線で「早く返事してね、俺、暇じゃないから」といったニュアンスになり、相手に対する敬意の感じられない大変無礼な一文になり、もうこの時点で切られていると思って良いでしょう。

あとは、「この件、暇があったら」とかいう表現も学生がよく入れがちな表現ですが、これも駄目ですね。
あたかも相手がそんなに忙しくないだろ、という舐めたニュアンスが感じられるからです。
社会人であれば、学生のように暇な人は普通いませんので、失礼で不用意な言葉の選択となります。

これもそのように言いたいのであれば、
「ご多忙中大変恐縮です。御手隙の合間のご都合のよい時間で構いませんので」
といった相手の気持ちに配慮した表現を使う癖を付けておきましょう。

(2)「結びの文」の作法

本文をこうしてひとしきり書き終えたら、必ず入れてほしいのが「結びの文」です。
これは、慣用句とも言って良いほどの定型の挨拶のような文ですが、これがあるのとないのとでは、相手に与える印象は随分と変わるものです。

結びの一文を入れないと、非常に無作法で無愛想な印象を与えかねません。

「突然のメールで、大変失礼致しました。」
「今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。」
「メールにて大変恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。」

といったような、結びの挨拶や感謝をあらわした一文が結びの文です。

就活大学生のためのメール作法・基本編

(1)SNSやLINEの延長が習慣化すると怖い

もしもあなたが、とある企業の採用担当だとして、就活中の大学生から次のような2つのメールを貰ったとしたら
どう感じるでしょうか?

  • A君「就活中の大学生です。そっちの会社の説明会の件についてメールしました。興味あるんで、申し込みたいんですけど、今からでもいいっすかね?」
  • Bさん「貴社の事業内容と業務について興味を持つ就活生です。付きましては、貴社の説明会に参加して詳しくお話を伺いたいと思いメールを差し上げました。」

    いかがでしょうか?
    同じ内容や事項に関するメールでも、受ける側の印象や気持ちはかなり違うのではないでしょうか?

このように、特に就活中に企業とやり取りする公的なメールには、
礼儀や常識に則ったメールの作法が必要不可欠です。

日常的に、友人、知人、そのようなことに疎いゼミの教官などとSNSやLINEでヘヴィにやり取りして、フレンドリー、言い方によっては
無作法で無礼なメールの書き方が染み込んでしまっている人は特に気を付けてください。

就活においては、それが致命傷となる場合も出てきます。

(2)「メールでの言葉遣い」や「メールの書き方」はそのまま「あなたの人格・能力」と見なされます

このような就活における色々な企業や、関わる人々への公式なメールというのは、ズバリそのままあなたの自己紹介文のような役割を果たします。
つまり、その時点で既に吟味されているのです。

まずは、メールの顔である「件名」に細心の注意を払ってください。
このような就活関係のメールの件名に絶対に使用してはならない言葉が幾つかあります。

具体的に挙げていくと…。
「はじめまして!」「こんにちわ!」「お願いです」「●●です」
などがそれで、具体的に何の要件のメールかわからないばかりではなく、礼を欠いていて、スパムや迷惑メールと間違われて
最悪開封されないままゴミ箱行きの可能性もあります。

また、季節をあらわす挨拶や、ふざけた(浮かれた)口語調の語りかけのような件名厳禁です。

簡潔にはっきりと内容のわかる要件だけを件名に書いてください。

そして、遅くても2行目までには、自分がどこの誰であるかをはっきり明示します。
名前は必ずフルネームで、就活生なら、具体的に
「△△学院大学□学部××学科●年 東京太郎という者です。」
といった感じで、名乗りを入れてください。

その上で、「初めてメールを差し上げます。●●先生(××先輩等)から貴社をご紹介いただき、こうしてご挨拶メールを入れさせてもらっています」
などといった、相手に、何故メールを送ったのか、その経緯を一目瞭然で理解してもらう文章を作法に則って入れていきます。

ビジネスメールを送信する前は必ずチェック

(1)メールを作成し終えても慌てて送信しない

メールは手軽とはいえ、仕事上でやり取りするビジネスメールは、
作成してから送信するまでにも細心の注意が必要です。
うっかりしたケアレスミスや、相手に誤解を招くような表記や表現があってもサササっと作成して、送信ボタンをクリックするだけで瞬時に送られてしまうからです。

あとで、重大なトラブルの要因となる要素が入ったままメールを送信してしまった!と後悔しても遅いのです。

ですから、ここでは、メールを一通り作成し終えてから、送信ボタンをクリックする前に必ずやるべきルーティーンな安全確認ともいうべきチェック法について考察していきます。

(2)送信ボタンを押す前に必ず習慣づけたい「ルーティーン行為」

具体的に、メールを作成し終えてから、送信するまで確認すべき最低限の流れ
箇条書きで挙げていきます。

  1. 「件名」はしっかりと内容を簡潔にイメージできるものになっているか?
  2. 先方の宛先とメールアドレスは正しいか
  3. CCとBCCの正しい使い分けになっているか
  4. 先方の宛名、担当者の指名等が正しいか?誤字脱字が無いか
  5. 先方の担当者であれば敬称の付け方に誤りは無いか?
  6. こちら(自分)が、どこの誰であるか相手に一目瞭然に明確にわかる表記になっているか?
  7. メール本文の冒頭の挨拶は正しい文章になっているか?失礼は無いか?
  8. 本文の要件が明確に伝わる内容になっているか?
  9. 本文の流れが簡潔かつ起承転結がはっきりと付いているか?わかりづらくないか?
  10. 締めの挨拶文はキチンと添えてあるか?
  11. もう一度、本文全体を読み返して、誤字や脱字が無いか
  12. 最後に、署名がちゃんと入っているか?

ざっと流れを列挙すると、上記のようなチェックの順番になります。
最低限、送信する前に、これだけをキチンと確認してから
送信する癖を付けるようにすれば、
うっかりミスや重大なミスリードを招くようなトラブルの要因は、最小限に低減する
ことはできるようになると思います。

一度送信してしまったメールは記録としてずっと残るものです。

基本的なビジネスメールの作法の復習

(1)基本中の基本「機種依存文字」は厳禁

これはビジネスメールでなくても常識に属する事項だと思いますが、まず第一に注意したい基本的なことです。

当たり前の話ですが、それぞれPCやモバイル端末、スマホなどで「機種依存文字」と呼ばれるそのローカル環境でしか表示されない文字群や記号群があります。

機種依存文字で作成したメールを送信しても、相手の機種が違えば正しく表示はされず、いわゆる文字化けの状態で何が書かれているかわからないメールになってしまいます。

不安な人は、機種依存文字が含まれているかどうかををチェックしてくれるフリーソフトなどがあるので、ダウンロードして入手しておくと良いでしょう。

(2)「テキスト形式」で送るのがマナー

「読みやすい」メールにするポイントしては、メールの形式に気を付けることも必要です。

メールには大きく分けて「テキスト形式」「HTML形式」の2種類の形式があります。

「HTML形式」は要するに、Web形式のメールであり、メールに様々な色を付けたり、画像を取り入れたりすることができます。ですが、この「HTML形式」のメールは見栄えは非常に良いのですが、容量が大きく、しかも相手方のメーラーによっては、表示できないものも多いのです。

このようなメールを、ビジネスシーンで送られてきても、受け手は迷惑なだけでなく、ヘタをしたら表示すらされないことになりかねませんね。

その点「テキスト形式」のメールであれば、文字情報だけで容量は非常に小さくて済みますし、メールソフトによって表示できない、なんてこともなく、どのメーラーでも読むことができますから、ビジネスには最適です。

色付きのデータや画像が必要な場合には、「添付ファイル」として、圧縮したファイルをこのテキスト形式のメールと一緒に送ればいいわけです。

(3)「文字の幅」に神経を使う

受け手によって「読みやすい」メールであることの一つに、適当な文章の幅である、という点が挙げられると思います。
文章がダラダラと長く、ずっと切れずに横に続いてる文は非常に読みづらいですよね?
反対に、余りにも短い文ばっかりでも、散文みたいで読みにくいものです。

では、どこくらいの横幅の文が、人間は読みやすい文なのでしょうか?

最適なのは25文字前後と言われています。

ですから、文章自体が長くなる場合でも、25字あたりの場所で、改行するのがベストでしょう。句読点で句切っても良いと思います。

加えて、大事な「読みやすい」文章は、2~3行ごとに、空白を入れる改行をして文を作成するのがオススメです。

余りにも、ギシギシと文を詰め込んで余白の無い文章というのは、たいていの読み手にとって、苦痛を感じますし、「読みにくい」からです。