社内と社外でメールの書き方の使い分け

(1)社内の相手と社外の相手ではメールの書き方は変わる

メールは仕事を進めていくうえで、実に有効なコミュニケーションツールです。
ですが、その相手が、身内(社内)である場合と、社外である場合とでは、自ずと書き方は変わってくるのが通常です。

まず、社内が相手の場合には、その会社会社でのローカルルールの定型・書式などが定められている場合も多いかと思います。
その場合には、完全にそのルール(形式)に則って書けば良いので、オートマティックです。

それ以外の場合でも社内の相手とやり取りする場合は、
極力「簡略に書く」「要点だけを箇条書きで書く」といったことがポイントとなります。
自分よりポストが上の役職であったとしても、社内の場合には仰々しく儀礼的な修飾語は不要です。

ですから、具体的な書き方を挙げれば、文末は「ですます調」もしくは「である調」で十分です。

起承転結を明確で簡略にし、結びでしっかりと要件(依頼する場合には依頼するポイント)を明示し、確認するような文章になることが望ましいのが社内メールです。

次に相手が社外の場合には、こういった簡潔で要点のはっきりした書き方という心得は変わりませんが、様式がだいぶ変わってきます。

社内の相手とは違い、まず相手にしっかりと敬称を付けます。

次に、自分が一段下に下がったつもりで、きちんと相手に対する礼節をあらわし、
敬語はもちろん謙譲語や尊敬語などをしっかりと使ってください。

具体的には、「~致します。」や「~ございます。」のような文末の言葉遣いを心掛けます。

また、要件を進める際にも、社内メールのような素っ気ない箇条書きだけではなく、前置きとして
「お忙しい中、大変恐縮ではありますが~」、「お手数をおかけして申し訳ございませんが~」など、相手を気遣うワンクッション置くフレーズを必ず入れます。

(2)臨機応変に書けるようになりましょう

以上のように、社内、社外でビジネスメールの書き方はだいぶ変わってきますが、これは、あらゆる場合に言えることです。

仕事をすすめていくうえで、相手の立ち位置や、親密度や案件の軽重によっても、
メールの書き方を変えていくことは大事なことです。

臨機応変に、いろんいろな形式のメールが書けるように日頃からトレーニングしておきたいものです。

ただし、ビジネスメールにおいてやってはいけないことは、必要以上に修飾しすぎて長ったらしくなることです。

どんな形式であろうと、
「相手にとって簡潔でわかりやすくできるだけ短い文章で要件が伝わるもの」
という信条だけは忘れないでください。

フリーメールについての考察

◎各種フリーメールの紹介

フリーメールというのは、主にパソコンにおけるメールサービスで、各プロバイダーやポータルサイトがそれぞれフリー(無料)で、メールアドレスをユーザーに配布するサービスです。

フリーメールは大別すれば、PCのメールソフトで送受信をするメーラータイプと、
ブラウザ上で動作するWebメールの2種類があります。ほとんどのフリーメールサービスは簡単な登録手続きだけで利用可能です。

以下に代表的なフルーメールを挙げていきます。

(1)Gmail

Googleの提供するフリーメールサービスで、Android携帯、スマホにも対応している汎用性の高いメールサービスです。15GBという巨大な容量を使用することが
でき、添付ファイルは勿論、メールを送受信する際に、ウイルスチェック&ウイルス駆除まで無条件で行ってくれる至れり尽くせりのメールサービスは大きな魅力です。

(2)Yahoo!メール

Yahoo!JAPANが提供している老舗の代表的なフリーメールサービスです。
当然、携帯、スマホからも利用可能で、非常に利便性が高いのが特徴です。
迷惑メールブロック、フィッシング防止、ウイルス駆除など、セキュリティも強化されています。一般会員は10GBまで使用可能ですが、Yahoo!プレミアム会員及びYahoo!BB会員なら無制限で使用できます。

(3)AOLメール

AOLオンライン・ジャパンの提供するやはり老舗のフリーメールサービスです。
このサービスの特徴は、何といっても無制限の容量が使用可能であるという点です。
スパムメールの排除を学習していくスパムフィルタや、添付ファイルがウイルスに感染していないかをチェックするウイルススキャンなど各種の高性能な機能満載のメールサービスです。

但し、30日の間に一度も利用のないメールアカウントは無効化されますので、注意が必要です。

(4)Outlook.com

マイクロソフト社の提供するフリーメールサービスで、旧称Hotmailといえば広く知られているメールサービスです。Windowsユーザであれば、誰でも持っているマイクロソフトのアカウントでログインできます。このサービスの最大の売りは、使用容量が5GBからはじまって、無制限まで増えていくことです。

(5) Exciteメール

ポータルサイトの老舗である Excite が提供しているフリーメールサービスです。
フィルタリングをはじめ、スパム防止機能や自動返信機能など、多彩な高機能を備えたサービスです。
使用限度容量は2GBで、メールの保存期間に60日間のリミットが定められていて、それを超えたものはオートで削除されます。

欲しくない有害メールについての考察

◎要警戒!有害メールの数々を考察する!

メールは、友人・知人との私生活でもコミュニケーションにおいても、ビジネスを進めるツールとしても非常に有益で欠かせないものですが、その有益なものの中には
必ず、有害なメールと呼ばれるものが混ざり込んでくるのは誰しも経験のあることだと思います。

ここでは、そういった送られて困る有害なメールの代表的なものを幾つか挙げていきたいと思います。

(1)スパムメール(迷惑メール)

有害メールの代表的なものとして多くの人が真っ先に思い浮かぶ迷惑メールが
このスパムメールでしょう。受信者の意思などお構いなしに、勝手に大量に送りつけられてくるメール類のことで、国内だけでなく海外の色んな場所から送りつけられてくるのも特徴です。

非常に犯罪的な海外のいかがわしい有料課金サイトへの誘導であったり、いかがわしい商品のしつこい宣伝だったり、内容は様々ですがどれも受信者にとっては迷惑この上ないものです。

このスパムメールが大量に送りつけられてくる原因は、要するにメアドが広くバレて広まってしまっているということですから、メアドを変える、といった方策が効果的です。
予防策としては、メアドをSNSや掲示板等でみだりに教えたりしないということですね。

(2)ウイルス(付き)メール

次にやはりこれでしょう。メール自体がウイルスに感染したメールというのもありますが、多くは添付ファイルにウイルスを忍ばせたメールで感染します。
こういったウイルスメールは開けてしまった時点でパソコン自体に感染してしまい、
使い物にならなくなったり画面表示が崩れたりととても悪質です。

対策としては、やはりアンチウイルスソフトをパソコンに入れておく、というのが第一でしょう。
常日頃から、アンチウイルスソフトは最新の状態にアップデートしておくことも重要です。

(3)スパイウェア付きメール

次に挙げる有害メールがこのスパイウェア付きのメールです。
これも、ウイルスメール同様、添付ファイルに忍ばせてあるケースがほとんどで、その他は、スパイウェアに感染する有害なサイト
へ誘導するメールが原因となります。

このスパイウェアは悪質で陰湿であり、感染したことを利用者が気付かないケースが多い点が深刻な被害を引き起こします。
パソコンの隅々までスパイウァアが侵入し、大事な個人情報を盗んだりします。
また、パソコンを乗っ取った状態でソンビ化したり、意図的にクラッシュさせたりもします。
まさに、最悪の有害メールです。

このスパイウェアメールの対策としては、
やはり最新版のアンチウイルスソフトを入れておくことが一番です。
それとともに大事なことが、出所不明のメールは開封しない
添付ファイルは絶対開けないそのまま削除する。不審なサイト、
いかがわしいサイトを閲覧しない
という姿勢が基本です。

ビジネスメールの文章作法

◎ビジネスメールにおける文章作法について考える

前項までは、仕事や取引を進めるうえで欠かせないビジネスメールの最低限の基本形式、宛名の書き方や、添付ファイルを
添える際の気を付けなくてはいけない点などについて考えてきました。ここでは、そこからさらに掘り下げて、ビジネスメールの本文を作成する際の「文章作法」のような
ものを探っていきたいと思います。

(1)まずは本文の長さ:簡潔に短く

煩雑にダラダラ長くなるのを極力避けてください。

ビジネスメールの本文として理想的なのは、できる限り贅肉を削ぎ落した
要点だけの簡略かつわかりやすい文章です。
よって、ワンセンテンスはできるかぎり短く切りましょう。
挨拶も、長たらしくならないよう「お世話になります」「よろしくお願いします」など、
最低限の儀礼に留めてください。

とにかく簡潔であること論旨が明確でまとまっていること、の2点に尽きます。

(2)先方に効率よく主旨を伝える工夫

本文の内容の文章作法ですが、幾つかの定型があります。

まずその代表的なものは「6W3H」法です。

これは、「誰が?Who」「誰に?Whom」「いつ?When」
「どこで?Where」「何を?What」「なんで?Why」
「どうやって?How to」「どんだけ?How many」
「おいくらで?How much」

という抜けの無い論理的な文章にするためのチェック方法です。
本文を作成する際、つねにこの「6W3H」法に照らし合わせながら文章を作ると、
相手に伝わりやすくなります。

次に、本文全体のメリハリの付け方、論旨の運び方、つまり、文章だけでなく
内容の作成の仕方についてですが、これの典型的なものには、
「PREP」法というメソッドがあります。

すなわち、
P→Point=最も伝えたい結論から先に書くことで、確実に伝える。

R→Reason=次に、何故冒頭の結論に至ったか説明する。

E→Example=具体的な例を挙げて更に説明する。先方の理解をより深める。

P→Point=再び、結論を繰り返すことで、先方に完全に論旨が伝わる。

この方法は、ビジネスメールにおいてはかなり有効ですので、下敷きにしてみると
よいでしょう。

(3)最後に署名を入れる

さて、本文を作成し終えたら、末尾に署名を入れましょう。
これにより、〆の役割を果たし、また先方には安心感を与えます。

署名の仕方は、特に決まりはありませんが、
「会社名 所属部署名 名前(フルネーム)」
は最低限入れておきたいところです。

ビジネスメールにおける宛て名と添付ファイル

◎ビジネスメールの作法あれこれ・その2

前項では、ビジネスメールを送る際の最低限の基本について考察しましたが、
ここでもその続きをまとめていきたいと思います。

(1)「宛名」が団体の場合

前項では、本文の第一行目に先方の会社の担当者が個人である場合の宛名の
書き方について考察しましたが、ここでは、相手が担当者個人ではなく団体の場合について考えます。

この場合のポイントは「御中」です。
個人の担当者の場合には「~様」にあたるのが「御中」です。

本文の第一行目に
「△△株式会社 □□事業部御中」

といった具合に明記します。

(2)添付ファイルを付ける際の注意点

ビジネスメールでは、具体的な仕事の案件のやり取りは普通なので、例えば見積書であったり企画書であったり、本文では記載しきれない分量の具体的な資料を
添付ファイルとして一緒に送信することは日常的です。

この場合の最低限、基本の注意事項マナーについて触れておきます。

ファイルの汎用性の確認。

添付ファイルを特殊なソフトで作成した場合、先方のパソコンにも同じソフトが入っているとは限りません。
その点は、事前に先方にしっかり確認を取ってから送るべきです。特に、フォトショップなどで作成した画像のデータや、ppt/pptxといったパワーポイントで作成したデータなどは、先方がソフトを常備していてキチンと添付ファイルを閲覧することができるか否かの確認は事前に取っておくべきです。

添付ファイルの制限容量を事前確認しておく。

添付ファイルの容量が大きくなる場合、送るこちら側は良くても、先方のメールサーバーに容量規制(上限2MBなどといった)が設けられている場合が多々あります。
その場合には、添付ファイルは容量制限にひっかかって送ることができなくなるので、この点も、事前に確認を取っておくべき事項です。そして、先方の状況によっては、ファイルを圧縮して送るなどといった工夫も必要となります。

添付ファイルの有無と内容を本文で明確に知らせる。

これも常識なのですが、本文中で、添付ファイルが添付されている旨を知らせて、尚且つ、そのファイルがどのような内容でどの種類の形式のファイルであるのか、
具体的に明記する必要があります。

例えば、

「○○プロジェクトに関する概算企画書」を添付致しましたので、ご確認ください。

※「○○プロジェクトに関する概算企画書」PDF形式

といった具合に明記します。

できれば、どのくらいの容量のファイルであるかも表示してあげると、
より先方にとって親切なメールになるでしょう。