基本的なビジネスメールの作法

◎ビジネスメールの作法あれこれ・その1

仮に見知らぬ人に盗み見られるようなことがあっても特に問題のない、
私的な友人知人関係の重要でもない雑談程度であればLINEやSNSの方が
手軽で適していますが、個人でも大事な要件のやり取りや、ビジネスで内容のある要件のやり取り堅牢なメールでの送受信が普通です。

ここでは、その中でも、主に職場のパソコンでのビジネスメールの作法について
考察していきたいと思います。

(1)まずは基本中の基本を確認する

主に、職場のパソコンのメーラーで仕事の相手とメールでやり取りする場合の
はじめの一歩的注意事項を確認しましょう。

それは、まず、CC欄とBCC欄の使い分けについてです。

特に、まだあまり面識のない先方の会社(取引先)が相手である場合には、
CC欄に先方のアドレスを記載してしまうと、送信先全部の情報とアドレスが
受信者に全部開示されることになって、重大な情報漏えいを引き起こしかねない
ので、特に注意喚起が必要です。

To(先方の名前とアドレスを記載する)欄は、特に問題はないでしょうが、
CC欄とBCC欄は不用意に扱わないように気を付けてください。

(2)「件名」をわかりやすく簡潔かつ明確にまとめる工夫を

ビジネスメールはほとんどの会社にとって、毎日非常に多くやり取りするものであり、そのため1通にはそれほど多くの時間をかけていられないのが実情です。

どのビジネスマンも、多くの受信したメールをざっと目を通して取捨選択し、
読む必要がないと判断したものは、未開封のまま削除されるものも多いと
思われます。

そういった取捨選択作業のまず初めに目を通して、本文に目を通すか?
通さなくて良いか?を判断する指標が、「件名」なのです。

言ってみれば、「件名」はメールの顔や名刺に当たります。
なので、本文を作成し終えたら、まずは何よりもこの「件名」に神経を使って
頭を使ってください。

相手が「目を通さなきゃ」と思える、ぱっと見ただけでわかる「明確さ」と長ったらしくならない「簡潔さ」
生命線になると肝に銘じれば良いでしょう。

(3)「宛名」におけるメールの作法

続いて、本文を作成するに当たっての、はじめの一歩、宛名における作法です。

まず、基本中の基本ですが、必ず「第一行目」に、先方の会社名と
所属(管轄)部署、担当者の氏名を明記します。

これによって、明確に適切な部署の担当者宛であることを宣言することになり、
間違いメールを予防できます。

担当者に役職が付いている場合には、担当者氏名の前に役職名を書き添えて
ください。担当者は基本的にフルネームが通例ですが、部署が明記してあれば
姓だけでも問題はありません。

メールの形式

◎メールの様式や仕様についての考察

Eメールには、携帯・スマホ、パソコンそれぞれに様々なメーラーがありますが、
それぞれにおいて様式や仕様が異なります。
また、様々なローカルルールや使用できる文字にもメーラーにより制限が
出てきたりもします。ここでは、そのあたりの違いについて考察していきましょう。

(1)メール自体の形式は大別すれば2つ

メールを送受信するにあたって、その中身である文書の形式には、大きく分けると
2種類の形式の違いがあります。

まず一つ目は、「テキスト形式」
これは、ざっくり言えば「文字だけで構成されたテキスト文書」の形式であり、
用件だけをやり取りするビジネスシーンなどでは、概ねこのテキスト形式の
メールのやり取りが普通です。

二つ目は、「リッチテキスト形式」
これは、別名「HTMLメール」とも呼ばれ、インターネットのサイトやブログなどを
構成するのと同じ形式で作られたメールで、ブログと同じように画像を貼ったり、
文字に加工や装飾を加えたりすることができるメール
です。
ただし、このリッチテキスト形式のいわゆるHTMLメールは受け取る側、すなわち相手のメーラーの種類によっては文字化けしてしまったり、正しく表示されないケースも多々あります。

(2)メールにも存在する「機種依存文字」

次に、パソコンのOS(オペレーションシステム)と同じように、メーラーにもパソコン、
携帯・スマホそれぞれのプラットホームに依存した「機種依存文字」が存在します。
これは文字、アルファベットだけでなく、当然記号類の多くもその機種(メーラー)同士でなければ正しく表示されない
ローカル文字、ローカル記号が数多く存在しているということであり、
その点は十分頭に入れてメールを作成しなくてはいけませんね。

(3)巨大な容量の添付ファイルを受け付けないメーラーも多数

次の各メーラーやメールサーバーでの仕様の違いとして、
「添付ファイルの容量の許容量の違い」が挙げられます。
画像類や、膨大なデータの資料などをメールとして送る際に、添付ファイルにまとめて本メールと同時に送るのは便利ですが、その容量が、余りにも大きいと、送受信双方のメールサーバーに負担がかかりますし、時間も余分にかかったりします。

そこで、メールサーバーを管理する会社の規定で、
ある一定の容量(例えば2MBまで)を超える容量のメール(添付ファイル)は不可
と定めているものも少なくありません。

ですから、通例は、容量が大きくなり過ぎた添付ファイルは圧縮するなどして、
できるだけ容量を小さくしてから送るのがマナーです。

メールのメリット・デメリット

◎Eメールのメリットとデメリットについて

ここでは、日常皆さんも頻繁に公私ともに頻繁に使用しているであろう
Eメール(スマホ、携帯、パソコン問わず)について考察していきます。
まずは、その、メリットデメリットについて考えていきたいと思います。

(1)Eメールのメリット(優れた点)

時間の融通が利く(相手を心理的に拘束しない)
日中は言うに及ばず、夜中や早朝でも、いつでも好きな時間に、
送り手の都合の良い時間に送ることができ、受け手も都合の良い
手の空いた時間に読めば良い点。たとえば、ある種のSNSやLINEのように、
「既読」に心理的に拘束されたり、急かされたりする束縛感はありません。
そのため、お互いが、時間を有効に利用することでき、気軽に
コミュニケーションできます。

デジタルの文書データであるというメリット

デジタルの文書データとして残るため、履歴で検索が可能になり、
また、必要とあらば、コピペも随時可能です。
友人知人同士もそうですが、特に仕事関係でメールのやり取りで
物事を進める場合には、このデジタル文書としてのデータが証拠として
残るため口頭の会談や電話のやり取りでありがちの後になってからの
「言った、言わない」のトラブルが無くなります。

添付データを一緒に送ることができる

これは特に仕事関係のメールのやり取りの場合に重宝する機能です。
メールの本文とともに、別途見積書や企画書や画像類などの
添付データを送受信することができます。
加えて、URLをリンクとして貼り付けておけば、そこから大きなデータの
置いてあるサイトにへ行きそこでデータを受信することも可能です。

基本的に課金が発生しない

特殊な例を除けば、毎日何回もメールの送受信をしても、基本的に無料です。
実際、紙に印字したデータを郵便でやり取りすれば、いちいち郵送費用が
かかってしまいますし、電話の会談が長時間に及べばそれだけの通話料が
かかってしまうことを考えれば、とてもお得なコミュニケーションツールだと
言えます。

(2)Eメールのデメリット (注意しなければいけない点)

ミスリードしやすい

やはり、文字だけのやり取りなので、会話ならなんていうことはない表現も、
悪意的に伝わったり、相手に誤解を生じさせやすいのがメールです。
そのため、思わぬ人間関係のトラブルに発展しかねないケースも多々あります。
特に、感情面において、細やかなメールならではの心遣いが必要になると
言えます。

本当に読まれているのか不明

これはメールの自由度が高く良い点でもあるのですが、LINEなどのように
既読のチェック機能がないので、相手に本当に読まれているのかどうかが
不明な点です。
短い間隔で返信が来れば、確実に読まれていることが
わかりますが、いつまでたっても返信の無い場合には、読まれずに
放置されていたり、場合によっては読まずに削除されていたり、
といった心配もあります。

ですから、そのような場合には、何度もメールするなり、電話するなりの
(返信を要するような大事な要件の場合)追加措置が必要となります。