コミュニケーションツール・メールのあれこれ その1

◎Eメールのメリットとデメリットについて

ここでは、日常皆さんも頻繁に公私ともに頻繁に使用しているであろう
Eメール(スマホ、携帯、パソコン問わず)について考察していきます。
まずは、その、メリットとデメリットについて考えていきたいと思います。

(1)Eメールのメリット(優れた点)

・時間の融通が利く(相手を心理的に拘束しない)
日中は言うに及ばず、夜中や早朝でも、いつでも好きな時間に、
送り手の都合の良い時間に送ることができ、受け手も
都合の良い手の空いた時間に読めば良い点。

たとえば、ある種のSNSやLINEのように、
「既読」に心理的に拘束されたり、急かされたりする束縛感はありません。

そのため、お互いが、時間を有効に利用することでき、
気軽にコミュニケーションできます。


・デジタルの文書データであるというメリット

デジタルの文書データとして残るため、履歴で検索が可能になり、
また、必要とあらば、コピペも随時可能です。
友人知人同士もそうですが、特に仕事関係でメールのやり取りで物事を進める場合には
、このデジタル文書としてのデータが証拠として残るため
口頭の会談や電話のやり取りでありがちの後になってからの
「言った、言わない」のトラブルが無くなります。

・添付データを一緒に送ることができる

これは特に仕事関係のメールのやり取りの場合に重宝する機能です。
メールの本文とともに、別途見積書や企画書や画像類などの添付データを送受信することができます。
加えて、URLをリンクとして貼り付けておけば、
そこから大きなデータの置いてあるサイトにへ行き
そこでデータを受信することも可能です。

・基本的に課金が発生しない

特殊な例を除けば、毎日何回もメールの送受信をしても、基本的に無料です。
実際、紙に印字したデータを郵便でやり取りすれば
いちいち郵送費用がかかってしまいますし、
電話の会談が長時間に及べばそれだけの通話料がかかってしまうことを考えれば、
とてもお得なコミュニケーションツールだと言えます。

(2)Eメールのデメリット (注意しなければいけない点)

・ミスリードしやすい

やはり、文字だけのやり取りなので、会話ならなんていうことはない表現も、
悪意的に伝わったり、相手に誤解を生じさせやすいのがメールです。

そのため、思わぬ人間関係のトラブルに発展しかねないケースも多々あります。
特に、感情面において、細やかなメールならではの心遣いが必要になると言えます。

・本当に読まれているのか不明

これはメールの自由度が高く良い点でもあるのですが、
LINEなどのように既読のチェック機能がないので、
相手に本当に読まれているのかどうかが不明な点です。
短い間隔で返信が来れば、確実に読まれていることがわかりますが、
いつまでたっても返信の無い場合には、読まれずに放置されていたり、
場合によっては読まずに削除されていたり、
といった心配もあります。

ですから、そのような場合には、
何度もメールするなり、
電話するなりの(返信を要するような大事な要件の場合)
追加措置が必要となります。